Υπογράψτε μία φορά κατά τη ρύθμιση. Από εκεί και πέρα, κάθε ιατρικό ιστορικό που ολοκληρώνεται από έναν ασθενή αντυπογράφεται αυτόματα από τον θεράποντα οδοντίατρο όταν ελεγχθεί — χωρίς χαρτί, χωρίς χαμένες υπογραφές, χωρίς σωρό στο τέλος της ημέρας.
Κάθε υπογραφή συνδέεται με την ακριβή στιγμή της επισκόπησης μέσω κρυπτογραφικής χρονοσήμανσης. Το υπογεγραμμένο PDF εμφανίζει ποιος υπέγραψε, πότε, από ποια συσκευή και δημιουργεί ένα επαληθεύσιμο αρχείο ελέγχου που ο φορέας ασφάλισης επαγγελματικής ευθύνης σας μπορεί να αντλήσει κατ' απαίτηση.
Τα υπογεγραμμένα ιατρικά ιστορικά κρυπτογραφούνται σε επίπεδο πεδίου με AES-256-GCM και καταχωρούνται στον φάκελο του ασθενούς στο PMS σας. Τα πρωτότυπα διατηρούνται σύμφωνα με τον κανόνα φύλαξης αρχείων της πολιτείας σας — 7, 10 ή εφ' όρου ζωής του ασθενούς.
Δεν υπάρχει ενιαίος πανεθνικός νόμος που να απαριθμεί κάθε πολιτεία που επιβάλλει την υπογραφή οδοντιάτρου στο ιατρικό ιστορικό ασθενούς. Η απαίτηση συνήθως προέρχεται από κανόνες των οδοντιατρικών συμβουλίων πολιτειών ή πρότυπα φορέων ασφάλισης επαγγελματικής ευθύνης που αντιμετωπίζουν την επισκόπηση και υπογραφή του οδοντιάτρου ως πρότυπο φροντίδας. Μερικά παραδείγματα:
Ο Διοικητικός Κώδικας του Michigan R 338.11120 (Αρχεία οδοντιατρικής θεραπείας) απαιτεί το ιατρικό αρχείο θεραπείας ενός οδοντιάτρου να περιλαμβάνει το ιατρικό και οδοντιατρικό ιστορικό του ασθενούς και τον οδοντίατρο — ή τον οδοντιατρικό θεραπευτή — να αναγνωρίζεται στο αρχείο για κάθε διαδικασία. Αυτό ερμηνεύεται από το συμβούλιο ως υποχρέωση του οδοντιάτρου να υπογράφει ή να παραθέτει τα αρχικά του στο τμήμα του ιστορικού υγείας του αρχείου.
Πηγή: Διοικητικός Κώδικας του Michigan R 338.11120.
Η Οδοντιατρική Ένωση της Καλιφόρνιας συνιστά ότι αφού ο οδοντιατρικός πάροχος επανεξετάσει τη φόρμα ιστορικού υγείας με τον ασθενή, η φόρμα θα πρέπει επίσης να υπογραφεί και να χρονολογηθεί από τον πάροχο. Αυτό αποτελεί επαγγελματική οδηγία παρά κωδικοποιημένο νόμο, αλλά οι ασφαλιστικές εταιρείες αστικής ευθύνης της Καλιφόρνιας και ο Νόμος Οδοντιατρικής Πρακτικής γενικά αντιμετωπίζουν την υπογραφή του οδοντιάτρου ως υποχρεωτικό στοιχείο του ιατρικού αρχείου του ασθενούς.
Πηγή: Κατευθυντήριες οδηγίες πρακτικής της Οδοντιατρικής Ένωσης της Καλιφόρνιας.
Στην καλύτερη περίπτωση, τίποτα. Στη χειρότερη περίπτωση — ο ασθενής έχει ανεπιθύμητη αντίδραση, υπάρχει αλληλεπίδραση φαρμάκων που αποκάλυψε το ιστορικό, ή ένα αίτημα αρχείων φτάνει στο γραφείο σας από κρατικό συμβούλιο — ένα μη υπογεγραμμένο ιστορικό υγείας γίνεται Έκθεμα Α. Τόσο οι ασφαλιστές αστικής ευθύνης όσο και οι δικηγόροι ενάγοντος αναζητούν ακριβώς αυτό το κενό.
Η λύση δεν είναι σκληρότερη εκπαίδευση ή αυστηρότερες λίστες ελέγχου. Η λύση είναι να καταστεί αδύνατο για μια ολοκληρωμένη εισαγωγή να φτάσει στο αρχείο χωρίς την υπογραφή του γιατρού σε αυτό. Αυτό είναι που κάνει η αυτόματη συνυπογραφή.
Τέσσερα βήματα, όλα στο παρασκήνιο. Ο ασθενής δεν το βλέπει ποτέ. Ο γιατρός υπογράφει μία φορά και το ξεχνά.
Κατά την ενσωμάτωση, ο οδοντίατρος σχεδιάζει ή ανεβάζει την υπογραφή του και επιβεβαιώνει το όνομα και τον αριθμό άδειάς του. Αυτό είναι όλο — η υπογραφή αποθηκεύεται κρυπτογραφημένη στο θησαυροφυλάκιο του ιατρείου.
Ο ασθενής συμπληρώνει το ιστορικό υγείας σε οποιαδήποτε συσκευή. Όλες οι απαντήσεις κρυπτογραφούνται καθώς εισάγονται και συγκεντρώνονται σε PDF κατά την υποβολή.
Το PDF καταλήγει στην ουρά επανεξέτασης του παρόχου. Ένα άγγιγμα στον πίνακα ελέγχου εφαρμόζει την ηλεκτρονική υπογραφή του γιατρού, μια χρονική σήμανση και τον αριθμό άδειας στο τμήμα του ιστορικού υγείας.
Το συνυπογεγραμμένο PDF αρχειοθετείται με hash ανίχνευσης παραποίησης και επαναγράφεται στο αρχείο του ασθενούς σε Dentrix, Eaglesoft, Open Dental, CareStack ή το PMS σας.
Κάθε PDF εισαγωγής φέρει το πλήρες μονοπάτι ελέγχου που επιθυμεί να δει το κρατικό συμβούλιό σας και ο ασφαλιστής αστικής ευθύνης — χωρίς η ομάδα σας να χρειάζεται να συναρμολογήσει τίποτα από αυτά.
Τα υπογεγραμμένα ιστορικά υγείας κληρονομούν την ίδια κρυπτογράφηση, ελέγχους πρόσβασης και κάλυψη BAA με το υπόλοιπο Intake Dental. Αν είστε ήδη πελάτης, η αυτόματη συνυπογραφή είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή — χωρίς επιπλέον ρύθμιση, χωρίς επιπλέον χρέωση.
Καμία πολιτεία δεν έχει γενικό νόμο που να αναφέρει “οι οδοντίατροι πρέπει να υπογράφουν φόρμες ιστορικού υγείας”. Αντ' αυτού, υπάρχει ένας συνδυασμός διοικητικών κανόνων κρατικών οδοντιατρικών συμβουλίων (το Michigan είναι το πιο ξεκάθαρο παράδειγμα), επαγγελματικών κατευθυντήριων οδηγιών τύπου CDA (Καλιφόρνια) και γλώσσας συμβάσεων ασφαλιστών αστικής ευθύνης (Τέξας, Φλόριντα, Νέα Υόρκη και πολλές άλλες) που συλλογικά αντιμετωπίζουν την υπογραφή ως πρότυπο φροντίδας. Η πρακτική συμβουλή είναι να υπογράφετε κάθε μία.
Εμφανίζεται ως η οπτική υπογραφή του γιατρού (σχεδιασμένη ή ανεβασμένη κατά τη ρύθμιση) συν ένα εκτυπωμένο όνομα, αριθμός άδειας, ημερομηνία και ώρα, στο τμήμα υπογραφής που προορίζεται για τον πάροχο. Κάτω από την ορατή υπογραφή υπάρχει ένα κρυπτογραφικό hash που τη συνδέει με τα ακριβή bytes του εγγράφου, έτσι ώστε η υπογραφή να μην μπορεί να αφαιρεθεί και να επανεφαρμοστεί σε διαφορετική φόρμα.
Σύμφωνα με τον ομοσπονδιακό νόμο ESIGN και το UETA (υιοθετημένο από 49 πολιτείες), μια ηλεκτρονική υπογραφή έχει την ίδια νομική ισχύ με μια υπογραφή με μελάνι εφόσον ο υπογράφων προτίθεται να υπογράψει και η υπογραφή συνδέεται αξιόπιστα με το αρχείο. Η ροή ηλεκτρονικής υπογραφής μας πληροί και τις δύο δοκιμές — η πρόθεση καταγράφεται στην έγκριση με ένα άγγιγμα και η υπογραφή συνδέεται κρυπτογραφικά με το έγγραφο. Ορισμένα κρατικά οδοντιατρικά συμβούλια έχουν συγκεκριμένους κανόνες διατήρησης αρχείων· συμμορφωνόμαστε με τον πιο αυστηρό από προεπιλογή.
Η αυτόματη συνυπογραφή είναι ενσωματωμένη στη ροή ψηφιακής εισαγωγής του Intake Dental. Αν σαρώνετε έντυπες εισαγωγές, μπορείτε ακόμα να εφαρμόσετε την ηλεκτρονική υπογραφή του γιατρού μέσω της ουράς επανεξέτασης, αλλά χάνετε το μονοπάτι ελέγχου συσκευής/IP από την πλευρά του ασθενούς. Αν χρησιμοποιείτε διαφορετικό προϊόν εισαγωγής, μπορούμε να εξάγουμε υπογεγραμμένα PDF στο PMS σας, αλλά δεν θα έχετε τη χρονική σήμανση ή το hash ανίχνευσης παραποίησης εκτός αν η εισαγωγή βρίσκεται στο σύστημά μας από άκρη σε άκρη.
Πηγές από το CDC, τα κρατικά οδοντιατρικά συμβούλια και τους ασφαλιστές αστικής ευθύνης σημειώνουν ότι η αποτυχία λήψης και υπογραφής από τον οδοντίατρο μιας φόρμας ιστορικού υγείας μπορεί να αντιμετωπιστεί ως αμέλεια. Το Τέξας, η Φλόριντα, η Νέα Υόρκη και πολλές άλλες πολιτείες εκφράζουν την ίδια προσδοκία μέσω κατευθυντήριων οδηγιών του συμβουλίου και συμβάσεων ασφαλιστών παρά ως ρητούς νόμους — αλλά το πρακτικό πρότυπο είναι το ίδιο.
Πηγή: CDC, κατευθυντήριες οδηγίες κρατικών οδοντιατρικών συμβουλίων και υπομνήματα συμμόρφωσης ασφαλιστών.
Αυτή η σελίδα είναι ενημερωτική και όχι νομική συμβουλή. Ελέγξτε τους κανονισμούς του οδοντιατρικού συμβουλίου της πολιτείας σας και τη σύμβαση του ασφαλιστή αστικής ευθύνης σας για την ακριβή απαίτηση που ισχύει για το ιατρείο σας. Το συμπέρασμα είναι απλό: είτε υπάρχει νόμος είτε όχι, η αντιμετώπιση της υπογραφής του οδοντιάτρου ως υποχρεωτικής είναι η υπερασπίσιμη στάση.
Τα υπογεγραμμένα ιστορικά υγείας αποθηκεύονται στο επιλέξιμο για HIPAA cloud vault του ιατρείου σας με κρυπτογράφηση επιπέδου πεδίου AES-256-GCM. Η διατήρηση έχει ως προεπιλογή το μεγαλύτερο από 10 χρόνια από την τελευταία επίσκεψη ή τη διάρκεια ζωής του ασθενούς — ό,τι απαιτεί το συμβούλιο της πολιτείας σας. Μπορείτε να ανακτήσετε οποιοδήποτε υπογεγραμμένο έγγραφο, με το πλήρες μονοπάτι ελέγχου του, οποιαδήποτε στιγμή.
Οι οδοντιατρικές επιτροπές των πολιτειών και οι ασφαλιστικές εταιρείες αστικής ευθύνης θεωρούν την υπογραφή του οδοντιάτρου στο ιατρικό ιστορικό ενός ασθενούς ως μέρος του προτύπου φροντίδας. Το Intake Dental εφαρμόζει αυτόματα την ηλεκτρονική υπογραφή του οδοντιάτρου σε κάθε ολοκληρωμένο PDF εισαγωγής — με χρονοσήμανση, αρχείο ελέγχου και καταγραφή στο PMS σας.
Ρυθμίστε την πρώτη σας φόρμα σε λιγότερο από ένα λεπτό. Χωρίς απαίτηση σύμβασης, χωρίς πίεση.
