Το Open Dental παραμένει το σύστημα διαχείρισης του ιατρείου σας και το πρόγραμμά σας. Η λίστα ASAP λειτουργεί μέσω του συγχρονισμού σε πραγματικό χρόνο του Intake.Dental με το Open Dental, μέσω του δημοσιευμένου API του Open Dental και του eConnector στον δικό σας διακομιστή. Τα κλεισμένα ραντεβού εμφανίζονται στην ενότητα «Ραντεβού» όπως οποιοδήποτε άλλο ραντεβού. Η ίδια η λίστα ASAP βρίσκεται στο Intake.Dental. Δεν διαβάζουμε ούτε τροποποιούμε τη δική της λίστα ASAP του Open Dental, και δεν παρεμβαίνουμε στο ραντεβού που ακυρώθηκε και απελευθέρωσε το χρόνο.
Η ομάδα σας προσθέτει ασθενείς από τον πίνακα ελέγχου, αναφέροντας τις ημέρες που προτιμούν, ένα χρονικό παράθυρο, έναν θεράποντα γιατρό αν έχουν, καθώς και επικοινωνία μέσω SMS, email ή και τα δύο. Οι ασθενείς μπορούν επίσης να εγγραφούν οι ίδιοι από τη σελίδα του ιατρείου σας: εισάγουν το επώνυμό τους και την ημερομηνία γέννησής τους, επιβεβαιώνουν με έναν κωδικό που αποστέλλεται μέσω SMS στο καταχωρημένο τηλέφωνό τους και επιλέγουν τις ημέρες και τις ώρες τους. Κάθε ασθενής έχει μια ελάχιστη προθεσμία ειδοποίησης: τέσσερις ώρες από προεπιλογή και 24 ώρες για τους ασθενείς που εγγράφονται στη λίστα θεραπειών από τη σελίδα σας. Οι διαθέσιμες θέσεις θεραπείας αποτελούν μια ξεχωριστή λίστα που μπορείτε να ενεργοποιήσετε, έτσι ώστε μια ακύρωση ραντεβού για υγιεινή να μην καταλήγει ποτέ σε κάποιον που περιμένει για μια κορώνα.
Κάθε 15 λεπτά το σύστημα ελέγχει το συγχρονισμένο πρόγραμμά σας για τις επόμενες επτά ημέρες. Από προεπιλογή, εξετάζει τις στήλες των υγιεινολόγων σας. Ενεργοποιήστε τις διαθέσιμες θέσεις θεραπείας και θα εξετάζει και τις στήλες των γιατρών σας. Θεωρεί μια ώρα ως διαθέσιμη όταν ένας ασθενής δεν εμφανίστηκε, ακύρωσε το ραντεβού ή όταν υπάρχει κενό 50 λεπτών ή περισσότερο μεταξύ δύο ραντεβού στη στήλη ενός επαγγελματία. Οι ακυρώσεις από το ιατρείο παραλείπονται, επειδή συνήθως σημαίνουν ότι ο επαγγελματίας απουσιάζει. Το ίδιο ισχύει και για τη μεσημεριανή σας ώρα, αν έχετε ορίσει κάποια. Η ομάδα σας μπορεί επίσης να καταχωρίσει ένα κενό χειροκίνητα.
Εντός των ωρών ειδοποίησης που έχετε ορίσει, σύμφωνα με τη ζώνη ώρας του ιατρείου σας, το σύστημα προσφέρει το ραντεβού σε μια μικρή ομάδα ασθενών των οποίων η ημέρα, το χρονικό παράθυρο, ο ιατρός και η περίοδος ειδοποίησης ταιριάζουν, τρεις κάθε φορά από προεπιλογή. Το κείμενο αναφέρει την ημέρα, την ώρα και τον ιατρό. Οι ασθενείς αποδέχονται πατώντας τον σύνδεσμο ή απαντώντας «ΝΑΙ». Η προσφορά παραμένει ανοιχτή για 30 λεπτά από προεπιλογή, και ο πρώτος που αποδέχεται την εξασφαλίζει. Κανένας ασθενής δεν μπορεί να έχει περισσότερες από μία ενεργές προσφορές ταυτόχρονα ούτε να λαμβάνει περισσότερες από τρεις προσφορές την ημέρα.
Όταν ένας ασθενής αποδεχτεί το ραντεβού, το σύστημα διαβάζει τα δεδομένα της συγκεκριμένης ημέρας σε πραγματικό χρόνο από το Open Dental και ελέγχει ότι δεν βρίσκεται κανείς εκείνη τη στιγμή στην καρέκλα του συγκεκριμένου κενού ραντεβού. Όταν το κενό προέκυψε από μια ακυρωμένη επίσκεψη στην οποία είχε προγραμματιστεί υγιεινολόγος, ελέγχει επίσης ότι ο υγιεινολόγος δεν έχει κλείσει ραντεβού αλλού εκείνη την ώρα. Ανακτά το ιστορικό του ασθενούς από το Open Dental και προγραμματίζει ραντεβού μόνο αν το όνομα ταιριάζει με την καταχώριση στη λίστα. Στη συνέχεια, δημιουργεί ένα προγραμματισμένο ραντεβού για εκείνη την ώρα, σε εκείνο το χειρουργείο, για τη διάρκεια του κενού, με μια σημείωση που αναφέρει ότι προήλθε από τη λίστα ASAP. Ο ασθενής λαμβάνει επιβεβαίωση, το ιατρείο λαμβάνει ένα email που αναφέρει ότι το κενό έχει καλυφθεί και δεν απαιτείται καμία ενέργεια, και ο ασθενής διαγράφεται από τη λίστα.
Εάν το ιατρείο σας είναι ήδη συνδεδεμένο με το Open Dental μέσω εμάς (ένα κλειδί API που έχει επικολληθεί στις ρυθμίσεις API του Open Dental, με το eConnector σε λειτουργία), η λίστα ASAP δεν απαιτεί επιπλέον σύνδεση. Ενεργοποιήστε τη στον πίνακα ελέγχου και επιλέξτε τις ημέρες και τις ώρες κατά τις οποίες μπορούν να επικοινωνήσουν με τους ασθενείς, σε πόσους ασθενείς απευθύνεται κάθε διαθέσιμη θέση, πόσο καιρό παραμένει ανοιχτή μια προσφορά, πόσο μακριά στο μέλλον θα γίνεται η αναζήτηση, καθώς και αν θα προσφέρονται θέσεις για θεραπείες εκτός από καθαρισμούς. Μπορείτε να επεξεργαστείτε το μήνυμα κειμένου. Η επικοινωνία με τους ασθενείς γίνεται κατόπιν συγκατάθεσής τους, οπότε δεν αποστέλλεται τίποτα μέχρι να ενεργοποιήσετε τη λίστα ASAP. Η λειτουργία ASAP fill είναι μία από τις έξυπνες αυτοματοποιήσεις που περιλαμβάνονται στο Practice Autopilot. Τα ονόματα και οι αριθμοί τηλεφώνου των ασθενών στη λίστα κρυπτογραφούνται όταν δεν βρίσκονται σε χρήση, και υπογράφεται συμφωνία BAA πριν από οποιαδήποτε μεταφορά δεδομένων ασθενών.
Προσθέστε τους ασθενείς στη λίστα «Intake.Dental ASAP» και αφήστε το σύστημα να βρει τα διαθέσιμα κενά. Όταν ένας ασθενής ακυρώσει ή δεν εμφανιστεί σε ένα ραντεβού, το σύστημα εντοπίζει το διαθέσιμο χρονικό διάστημα στο πρόγραμμα του Open Dental, στέλνει SMS στους ασθενείς των οποίων οι προτιμήσεις ταιριάζουν και κλείνει ραντεβού για τον πρώτο που θα αποδεχτεί, στην αντίστοιχη θέση στο Open Dental. Η ρεσεψιόν σας λαμβάνει email σε κάθε περίπτωση και πρέπει να αναλάβει δράση μόνο για τα ραντεβού που δεν κατάφερε να κλείσει.
Όχι. Η λίστα ASAP βρίσκεται στο Intake.Dental, όπου για κάθε ασθενή έχουν οριστεί ημερομηνίες, χρονικό παράθυρο, πάροχος και περίοδος προειδοποίησης. Η λίστα ASAP του Open Dental δεν διαβάζεται ούτε τροποποιείται. Η ομάδα σας προσθέτει ασθενείς από τον πίνακα ελέγχου, ενώ οι ασθενείς μπορούν να προσθέσουν οι ίδιοι τον εαυτό τους από τη σελίδα του ιατρείου σας.
Εντοπίζει ραντεβού που ο ασθενής δεν τήρησε, στα οποία δεν εμφανίστηκε ή τα οποία ακύρωσε, καθώς και κενά 50 λεπτών ή περισσότερο μεταξύ των ραντεβού στη στήλη ενός παρόχου, για τις επόμενες επτά ημέρες (από προεπιλογή). Εξετάζει τις στήλες των υγιεινολόγων, εκτός αν ενεργοποιήσετε τα «κενά θεραπείας», οπότε προστίθενται και οι στήλες των γιατρών. Οι ακυρώσεις από το ιατρείο και η ώρα του μεσημεριανού σας, αν έχετε ορίσει κάποια, παραλείπονται. Σημειώστε μια ακυρωμένη επίσκεψη ως «Ακυρωμένη» στο Open Dental αντί να τη διαγράψετε, ώστε να είναι πιο εύκολο να εντοπίσετε το κενό.
Όχι. Ποτέ δεν κλείνει ραντεβού πάνω από άλλον ασθενή που μπορεί να δει. Πριν από την κράτηση, διαβάζει τα δεδομένα της συγκεκριμένης ημέρας σε πραγματικό χρόνο από το Open Dental. Αν κάποιος βρίσκεται ήδη στην καρέκλα του συγκεκριμένου χρονικού διαστήματος, ο ασθενής ενημερώνεται ότι η ώρα έχει περάσει και διατηρεί τη θέση του στη λίστα. Αν το πρόγραμμα δεν μπορεί να διαβαστεί, δεν κλείνεται κανένα ραντεβού και ζητείται από την ομάδα σας να το χειριστεί.
Όχι. Το ραντεβού καταχωρείται στην κενή θέση την κατάλληλη στιγμή και για τη σωστή διάρκεια, υπό τον πάροχο από τη στήλη του οποίου προήλθε η κενή θέση. Το ξεχωριστό πεδίο «υγιεινολόγος» και η ένδειξη «υγιεινή» του Open Dental δεν είναι προεπιλεγμένα, οπότε η ομάδα σας τα ορίζει αν το ιατρείο σας τα παρακολουθεί.
Η πρόταση γίνεται στους ασθενείς με τον ίδιο τρόπο, αλλά όταν κάποιος αποδεχτεί, η ρεσεψιόν σας λαμβάνει ένα email για να κλείσει το ραντεβού. Μια κενή θέση που προστέθηκε χειροκίνητα δεν έχει αντίστοιχο χειρουργείο στο Open Dental που να μπορούμε να ελέγξουμε, ενώ το Open Dental δέχεται αλληλεπικαλυπτόμενα ραντεβού, οπότε η κράτηση «τυφλά» θα μπορούσε να οδηγήσει σε διπλή κράτηση μιας καρέκλας. Οι κενές θέσεις που εντοπίζονται στο πρόγραμμα του Open Dental καταχωρίζονται απευθείας πίσω στο Open Dental.
Όταν το σύστημα δεν μπορεί να επιβεβαιώσει σε ποιο αρχείο του Open Dental αντιστοιχεί ο ασθενής, όταν το ραντεβού δεν έχει καθίσμα για έλεγχο ή όταν το Open Dental δεν ανταποκρίνεται. Το ιατρείο λαμβάνει ένα email στο οποίο αναφέρονται το όνομα του ασθενούς και η ώρα. Εάν η κράτηση αποστάλη αλλά δεν υπήρξε απάντηση, το email αναφέρει ότι η κράτηση ενδέχεται να έχει ή να μην έχει καταχωρηθεί στο πρόγραμμα, οπότε πρέπει να γίνει έλεγχος πριν από την προσθήκη της, ώστε να μην γίνει διπλή κράτηση.
Πατώντας τον σύνδεσμο στο μήνυμα ή στο email, ή απαντώντας «ΝΑΙ» στο μήνυμα. Ο πρώτος ασθενής που θα αποδεχτεί την προσφορά εξασφαλίζει το ραντεβού. Όσοι πατήσουν τον σύνδεσμο αργότερα θα ενημερωθούν ότι η προσφορά δεν είναι πλέον διαθέσιμη και θα παραμείνουν στη λίστα. Οι προσφορές λήγουν εξ ορισμού μετά από 30 λεπτά.
Όχι. Τα μηνύματα αποστέλλονται μόνο τις ημέρες και τις ώρες που έχετε ορίσει, σύμφωνα με τη ζώνη ώρας του ιατρείου σας. Κάθε ασθενής μπορεί να έχει μόνο μία ενεργή προσφορά κάθε φορά, δεν του προσφέρεται ποτέ το ίδιο ραντεβού δύο φορές και λαμβάνει το πολύ τρεις προσφορές την ημέρα.
Εάν το ιατρείο σας στο Open Dental καλύπτει τις ακυρώσεις καλώντας τους ασθενείς από μια λίστα, αυτή η λειτουργία αναλαμβάνει αυτό το κομμάτι. Τα κενά ραντεβού εντοπίζονται στο συγχρονισμένο πρόγραμμά σας, οι ασθενείς που ταιριάζουν λαμβάνουν ένα μήνυμα κειμένου και ο πρώτος που αποδέχεται κλείνεται στο ελεύθερο κρεβάτι στο Open Dental με τη σωστή διάρκεια, αφού πρώτα ελεγχθεί σε πραγματικό χρόνο ότι το κρεβάτι είναι ακόμα ελεύθερο. Οτιδήποτε δεν μπορεί να προγραμματιστεί με ασφάλεια, παραπέμπεται στη ρεσεψιόν σας.
Το Open Dental είναι εμπορικό σήμα της Open Dental Software, Inc. Το Intake.Dental είναι ένα ανεξάρτητο προϊόν και δεν συνδέεται με την Open Dental Software, Inc., ούτε υποστηρίζεται ή χρηματοδοτείται από αυτήν.
Όταν ένας ασθενής ακυρώνει ή δεν εμφανίζεται σε ένα ραντεβού, ή όταν δημιουργείται κενό μεταξύ ραντεβού, το Intake.Dental εντοπίζει το κενό στο συγχρονισμένο πρόγραμμα του Open Dental. Στέλνει SMS ή email στους ασθενείς της λίστας «ASAP» σας, των οποίων οι ημέρες, οι ώρες και ο θεράπων ταιριάζουν, και ο πρώτος που αποδέχεται παίρνει το ραντεβού. Πριν από την κράτηση, διαβάζει ζωντανά τα στοιχεία της συγκεκριμένης ημέρας από το Open Dental. Εάν η οδοντιατρική καρέκλα είναι ακόμα ελεύθερη, το ραντεβού δημιουργείται στο Open Dental για εκείνη την ώρα, σε εκείνο το χειρουργείο, για τη διάρκεια του κενού. Εάν η καρέκλα έχει καλυφθεί εν τω μεταξύ, ο ασθενής ενημερώνεται ότι η ώρα δεν είναι πλέον διαθέσιμη. Οτιδήποτε δεν μπορεί να κλείσει με ασφάλεια, προωθείται στη ρεσεψιόν σας μέσω email. Η ομάδα σας εξακολουθεί να διαχειρίζεται το πρόγραμμα. Αυτό καλύπτει το κομμάτι όπου κάποιος επεξεργάζεται τη λίστα τηλεφωνικά.
Μια επίδειξη 20 λεπτών χρησιμοποιώντας το πρόγραμμά σας και τους κωδικούς θεραπειών σας. Χωρίς αλλαγή, χωρίς μετεγκατάσταση, χωρίς πλήρη αντικατάσταση.
