Το Open Dental παραμένει το σύστημα διαχείρισης του ιατρείου σας και το αρχείο ασθενών σας. Τα μηνύματα κειμένου διαχειρίζονται μέσω του εισερχομένου μας. Για την αμφίδρομη ανταλλαγή μηνυμάτων, δημιουργούμε καταχωρήσεις στο «Comm Log» για τα μηνύματα που περιγράφονται σε αυτή τη σελίδα, μέσω του API του Open Dental. Ξεχωριστά, όταν ένας ασθενής επιβεβαιώνει μια υπενθύμιση μέσω μηνύματος κειμένου, ορίζουμε την κατάσταση του ραντεβού ως «Επιβεβαιωμένο» και προσθέτουμε μια σημείωση επιβεβαίωσης. Η σελίδα υπενθυμίσεων ραντεβού καλύπτει αυτό το θέμα. Δεν διατηρούμε δεύτερο αρχείο ασθενών και δεν χρειάζεται να μεταφέρετε τίποτα. Εάν χρησιμοποιείτε ήδη την ενσωματωμένη υπηρεσία SMS του Open Dental, μπορείτε να συνεχίσετε να τη χρησιμοποιείτε ενώ συγκρίνετε τις δύο λειτουργίες.
Σας παρέχουμε ένα κλειδί πελάτη. Στο Open Dental, ενεργοποιήστε το API (Ρυθμίσεις > Προηγμένες ρυθμίσεις > API), επικολλήστε το κλειδί μέσω της επιλογής «Προσθήκη κλειδιού» και βεβαιωθείτε ότι το eConnector εκτελείται στον διακομιστή σας. Το eConnector είναι αυτό που εξυπηρετεί το API του Open Dental, ενώ οι άλλες λειτουργίες μας για το Open Dental χρησιμοποιούν την ίδια σύνδεση. Δεν εγκαθίσταται τίποτα στους σταθμούς εργασίας και δεν χρειαζόμαστε διαπιστευτήρια βάσης δεδομένων, VPN ή προώθηση θυρών.
Το προσωπικό στέλνει μηνύματα κειμένου και email από την καρτέλα «Μηνύματα», ενώ οι απαντήσεις των ασθενών εμφανίζονται στο ίδιο νήμα συνομιλίας. Τα μηνύματα που πληκτρολογεί το προσωπικό σας αποστέλλονται ακριβώς όπως έχουν γραφτεί. Οι αυτοματοποιημένες υπενθυμίσεις μπορούν να αποστέλλονται στη γλώσσα που προτιμά ο ασθενής. Η αποστολή μηνυμάτων κειμένου λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο σε οποιοδήποτε σύστημα διαχείρισης ιατρείου. Μόνο η αντιστοίχιση του «Comm Log» στο επόμενο βήμα αφορά συγκεκριμένα το Open Dental.
Ας υποθέσουμε ότι ένας υπάλληλος στέλνει ένα νέο μήνυμα κειμένου ή email από τη φόρμα αποστολής της καρτέλας «Μηνύματα» ή από το Patient 360 σε έναν ασθενή που είναι συνδεδεμένος με έναν φάκελο του Open Dental. Δημιουργούμε μια καταχώριση στο αρχείο καταγραφής επικοινωνίας (commlog) με τη «Λειτουργία» (Mode) ρυθμισμένη σε «Κείμενο» ή «Email» και με την ένδειξη «Αποσταλεί». Όταν ο ασθενής απαντήσει με μήνυμα κειμένου, δημιουργούμε μια καταχώριση «Ληφθέν μήνυμα κειμένου» (Received Text) στο αρχείο καταγραφής επικοινωνίας. Οι απαντήσεις που πληκτρολογεί το προσωπικό σε ένα υπάρχον νήμα συνομιλίας στα εισερχόμενα δεν αντιγράφονται ακόμα στο «Comm Log». Μια καταχώριση SMS εμφανίζει το μήνυμα, το όνομα του μέλους του προσωπικού που το έστειλε και μόνο τα τέσσερα τελευταία ψηφία του αριθμού τηλεφώνου του ασθενούς. Μια καταχώριση email εμφανίζει τη διεύθυνση email του παραλήπτη, τη γραμμή θέματος και ένα αντίγραφο του κυρίως κειμένου σε μορφή απλού κειμένου. Χρησιμοποιεί τον τύπο καταγραφής επικοινωνιών «Διάφορα» του ιατρείου σας, οπότε εμφανίζεται στο «Αρχείο επικοινωνιών» της ενότητας «Λογαριασμός» μαζί με τις άλλες καταχωρίσεις σας, καθώς και στις σημειώσεις προόδου του φακέλου, εάν η «Προβολή φακέλου» σας έχει ρυθμιστεί ώστε να εμφανίζει τις επικοινωνίες.
Δεν καταχωρούμε ποτέ τις αυτόματες υπενθυμίσεις ραντεβού στο «Comm Log», καθώς εκατοντάδες μηνύματα υπενθύμισης θα κάλυπταν τις πραγματικές συνομιλίες. Μια εισερχόμενη κλήση από τον ρομποτικό ρεσεψιονίστα καταγράφεται ως σύντομη τηλεφωνική εγγραφή στο «Comm Log» με τη σύνοψη και το αποτέλεσμα. Η πλήρης μεταγραφή και η ηχογράφηση παραμένουν στον πίνακα ελέγχου μας. Οι εξερχόμενες κλήσεις μέσω τεχνητής νοημοσύνης δεν καταγράφονται στο Comm Log. Εάν προτιμάτε να κρατήσετε τα μηνύματα εντελώς εκτός του Open Dental, η επιλογή απενεργοποίησης σε επίπεδο ιατρείου σταματά κάθε αντανακλάση, ενώ η αποστολή μηνυμάτων συνεχίζει να λειτουργεί.
Εάν το Open Dental είναι ήδη συνδεδεμένο για κάποια άλλη λειτουργία, η συγχρονισμένη προβολή φακέλων είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή και δεν χρειάζεται να κάνετε καμία ρύθμιση. Εάν δεν είναι ακόμη συνδεδεμένο, η ρύθμιση γίνεται σε τρία βήματα και διαρκεί περίπου πέντε λεπτά. Πρώτον, λάβετε το κλειδί από τον πίνακα ελέγχου μας. Δεύτερον, στο Open Dental, ελέγξτε στο Service Manager ότι το eConnector εκτελείται, στη συνέχεια ενεργοποιήστε το API και προσθέστε το κλειδί. Τρίτον, κάντε κλικ στο «Σύνδεση» και θα ελέγξουμε το κλειδί σε σχέση με το Open Dental σας. Τα μηνύματα καταγράφονται με τον τύπο καταγραφής επικοινωνίας «Misc» του ιατρείου σας, οπότε δεν χρειάζεται να δημιουργήσετε έναν νέο ορισμό. Υπάρχουν τρία όρια που πρέπει να γνωρίζετε. Πρώτον, ένα μήνυμα αντικατοπτρίζεται μόνο όταν ο ασθενής είναι συνδεδεμένος με έναν φάκελο του Open Dental, επειδή το Open Dental αρχειοθετεί το μήνυμα στον φάκελο του ασθενούς. Ένα μήνυμα κειμένου προς έναν αριθμό που δεν μπορούμε να αντιστοιχίσουμε σε φάκελο παραμένει μόνο στα εισερχόμενα. Όταν τα μέλη μιας οικογένειας μοιράζονται έναν αριθμό τηλεφώνου, η απάντηση καταγράφεται στον φάκελο που αντιστοιχίζουμε σε αυτόν τον αριθμό, ο οποίος ενδέχεται να μην είναι το μέλος της οικογένειας στο οποίο απευθυνόταν το αρχικό μήνυμα. Δεύτερον, αντιγράφονται μόνο τα νέα μηνύματα που στέλνει το προσωπικό από τη φόρμα αποστολής της καρτέλας «Μηνύματα» ή από το «Patient 360». Οι απαντήσεις που πληκτρολογούνται σε ένα υπάρχον νήμα συνομιλίας στα εισερχόμενα δεν αντιγράφονται ακόμα. Τρίτον, στέλνουμε το αντίγραφο μία φορά, όταν αποστέλλεται το μήνυμα ή όταν εισέρχεται η απάντηση. Εάν το eConnector σας είναι εκτός σύνδεσης εκείνη τη στιγμή, το μήνυμα αυτό δεν φτάνει ποτέ στο «Comm Log», αν και η συνομιλία παραμένει στα εισερχόμενα.
Για ορισμένους, αυτό ισχύει για ασθενείς που έχουν συνδεθεί με ένα αρχείο του Open Dental. Ένα νέο μήνυμα κειμένου που στέλνει ένα μέλος του προσωπικού από τη φόρμα αποστολής της καρτέλας «Μηνύματα» ή από το Patient 360 γίνεται μια καταχώριση στο «Μητρώο επικοινωνιών» με τύπο «Κείμενο», με την ένδειξη «Αποσταλεί». Κάθε απάντηση κειμένου από τον ασθενή γίνεται μια καταχώριση «Λήφθηκε». Οι απαντήσεις που πληκτρολογεί το προσωπικό σε ένα υπάρχον νήμα συνομιλίας στο φάκελο εισερχομένων δεν αντιγράφονται ακόμα. Τα νέα email του προσωπικού που αποστέλλονται με τον ίδιο τρόπο καταγράφονται ως «Email». Οι καταχωρήσεις χρησιμοποιούν τον τύπο «Misc» του αρχείου επικοινωνίας του ιατρείου σας, οπότε εμφανίζονται στο «Αρχείο επικοινωνιών» της ενότητας «Λογαριασμός» δίπλα στις σημειώσεις που έχει ήδη γράψει η ομάδα σας, καθώς και στις σημειώσεις προόδου του φακέλου, εάν η «Προβολή φακέλου» σας έχει ρυθμιστεί ώστε να εμφανίζει τις επικοινωνίες.
Η λειτουργία «Integrated Texting» είναι ενσωματωμένη στο Open Dental και τα μηνύματα που αποστέλλονται μέσω αυτής αποτελούν ήδη μέρος του ιατρικού φακέλου. Αυτό αρκεί για πολλά ιατρεία και, αν σας εξυπηρετεί, δεν υπάρχει λόγος να αλλάξετε σύστημα μόνο για την αποστολή μηνυμάτων. Τα ιατρεία επιλέγουν τη δική μας λύση όταν επιθυμούν να έχουν τα μηνύματα κειμένου, τα email, τις κριτικές και τις υπενθυμίσεις σε ένα μόνο μέρος, καθώς και τις περιλήψεις κλήσεων από την AI Receptionist, εφόσον διαθέτουν την AI Receptionist. Το εισερχόμενό μας λειτουργεί σε έναν περιηγητή ιστού, οπότε το προσωπικό μπορεί να το χρησιμοποιεί από οποιονδήποτε υπολογιστή, ενώ τα νέα μηνύματα του προσωπικού και οι απαντήσεις των ασθενών μέσω SMS εξακολουθούν να καταχωρούνται στο Comm Log. Αν μας συγκρίνετε με ένα εργαλείο τρίτου κατασκευαστή, όπως το Weave, ρωτήστε αν οι συνομιλίες του καταλήγουν στο Comm Log του Open Dental και με ποιον τρόπο.
Όχι, και αυτό γίνεται σκόπιμα. Τα μηνύματα υπενθύμισης αποστέλλονται σε όλους τους ασθενείς του προγράμματος, και αν καταγράφονταν το καθένα ξεχωριστά, οι πραγματικές συνομιλίες θα εξαφανίζονταν από την οθόνη. Τα νέα μηνύματα που στέλνει το προσωπικό από τη φόρμα αποστολής της καρτέλας «Μηνύματα» ή από το Patient 360 εμφανίζονται και εδώ, όπως και κάθε μήνυμα που στέλνει ένας ασθενής, συμπεριλαμβανομένων των απαντήσεων σε υπενθυμίσεις, όπως το «C» για επιβεβαίωση. Οι ίδιες οι υπενθυμίσεις δεν αναπαράγονται. Όταν ένας ασθενής επιβεβαιώνει μια υπενθύμιση μέσω SMS, καταχωρούμε αυτή την επιβεβαίωση στην κατάσταση «Επιβεβαιωμένο» του ραντεβού στο Open Dental. Η σελίδα με τις υπενθυμίσεις ραντεβού εξηγεί πώς λειτουργεί αυτό.
Υπογράφουμε μια συμφωνία BAA για κάθε πρόγραμμα. Τα PHI κρυπτογραφούνται σε επίπεδο πεδίου όταν βρίσκονται σε κατάσταση ηρεμίας και διατηρούνται ξεχωριστά για κάθε ιατρείο. Το αρχείο καταγραφής επικοινωνιών που δημιουργούμε στο Open Dental εμφανίζει μόνο τα τέσσερα τελευταία ψηφία του αριθμού τηλεφώνου του ασθενούς. Μπορείτε να απενεργοποιήσετε το κλειδί API από το Open Dental ανά πάσα στιγμή. Όπως συμβαίνει με κάθε εργαλείο αποστολής μηνυμάτων, το ιατρείο σας εξακολουθεί να αποφασίζει τι πρέπει και τι δεν πρέπει να περιλαμβάνουν τα μηνύματα τα μέλη του προσωπικού.
Ναι. Κάθε γραφείο διαθέτει το δικό του διακόπτη απενεργοποίησης για την αναπαραγωγή διαγραμμάτων. Όταν είναι απενεργοποιημένος, τα μηνύματα κειμένου και τα email συνεχίζουν να λειτουργούν στο φάκελο εισερχομένων ακριβώς όπως πριν, και δεν καταγράφεται τίποτα στο αρχείο καταγραφής επικοινωνίας του Open Dental. Ζητήστε βοήθεια από την υποστήριξη και θα το απενεργοποιήσουμε για εσάς.
Όχι προς το παρόν. Τα νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνει το προσωπικό μέσω της φόρμας αποστολής ή του Patient 360 καταγράφονται ως καταχωρήσεις επικοινωνίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ενώ οι εισερχόμενες απαντήσεις καταγράφονται μόνο για τα μηνύματα κειμένου. Η απάντηση ενός ασθενούς μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παραμένει στο νήμα του εισερχομένου και δεν αντιγράφεται στο αρχείο καταγραφής επικοινωνίας.
Ναι. Η αμφίδρομη ανταλλαγή SMS και email λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο σε κάθε σύστημα διαχείρισης ιατρείου που υποστηρίζουμε. Μόνο η αντιγραφή του αρχείου καταγραφής επικοινωνίας (Comm Log) που περιγράφεται εδώ αφορά συγκεκριμένα το Open Dental. Προς το παρόν, δεν καταγράφουμε αρχεία καταγραφής επικοινωνίας σε άλλα συστήματα.
Το μήνυμα εξακολουθεί να αποστέλλεται και η συνομιλία παραμένει στα εισερχόμενα. Προσπαθούμε να αντιγράψουμε το αρχείο καταγραφής επικοινωνίας (Comm Log) μία φορά, όταν το μήνυμα αποστέλλεται ή λαμβάνεται. Εάν δεν μπορούμε να συνδεθούμε με το eConnector εκείνη τη στιγμή, το μήνυμα αυτό δεν καταγράφεται στο Open Dental και δεν επαναλαμβάνουμε την προσπάθεια αργότερα. Ο πίνακας ελέγχου δείχνει πότε απάντησε για τελευταία φορά το eConnector, ώστε να μπορείτε να δείτε πότε η σύνδεση ήταν εκτός λειτουργίας.
Η αμφίδρομη ανταλλαγή μηνυμάτων περιλαμβάνεται στο πακέτο «Reviews & Messaging», με κόστος 199,99 $ το μήνα. Τα ιατρεία που χρησιμοποιούν το Open Dental έχουν τη δυνατότητα αντιστοίχισης ιατρικών φακέλων με το Comm Log χωρίς επιπλέον χρέωση. Για τις περιλήψεις κλήσεων της AI Receptionist απαιτείται το πακέτο AI Receptionist (499,99 $/μήνα) ή το Practice Autopilot (999,99 $/μήνα), το οποίο τις περιλαμβάνει. Το πακέτο «AI Receptionist» δεν περιλαμβάνει αποστολή μηνυμάτων, οπότε ένα ιατρείο που επιθυμεί τόσο την αποστολή μηνυμάτων όσο και τις περιλήψεις κλήσεων χρειάζεται επίσης το πακέτο «Reviews & Messaging» ή το «Practice Autopilot». Όλα τα πακέτα είναι μηνιαίας διάρκειας, ξεκινούν με δοκιμαστική περίοδο 14 ημερών και συνοδεύονται από συμφωνία εμπιστευτικότητας (BAA).
Αν η ομάδα σας στέλνει μηνύματα σε ασθενείς και θέλετε αυτές οι συνομιλίες να καταγράφονται στο αρχείο του Open Dental και όχι μόνο σε κάποια άλλη εφαρμογή, αυτή η λειτουργία καλύπτει το μεγαλύτερο μέρος των αναγκών σας. Τα νέα μηνύματα και τα email που στέλνει το προσωπικό μέσω της φόρμας αποστολής ή του Patient 360 καταγράφονται στο «Comm Log» ως καταχωρήσεις «Text» ή «Email», το ίδιο ισχύει και για τις απαντήσεις των ασθενών μέσω μηνυμάτων. Με το AI Receptionist, οι περιλήψεις των εισερχόμενων κλήσεων καταγράφονται ως καταχωρήσεις «Τηλεφώνου». Αφήνουμε σκόπιμα εκτός τις υπενθυμίσεις, και κάθε ιατρείο μπορεί να απενεργοποιήσει τη λειτουργία αντανακλάσεως. Υπάρχουν περιορισμοί. Τα μηνύματα αντανακλώνται μόνο για ασθενείς που είναι συνδεδεμένοι με έναν φάκελο. Οι απαντήσεις που πληκτρολογούνται σε ένα υπάρχον νήμα εισερχομένων δεν αντιγράφονται ακόμα. Οι απαντήσεις των ασθενών μέσω email δεν καταγράφονται. Επίσης, ένα μήνυμα που αποστέλλεται ενώ το eConnector είναι εκτός λειτουργίας δεν αντιγράφεται αργότερα. Εάν η ενσωματωμένη λειτουργία αποστολής μηνυμάτων κειμένου του Open Dental καλύπτει ήδη τις ανάγκες σας, αποτελεί μια λογική επιλογή. Αυτή η λειτουργία απευθύνεται σε ιατρεία που επιθυμούν να συγκεντρώνουν τα μηνύματα, τις κλήσεις και τις κριτικές σε ένα μέρος, ενώ παράλληλα επιθυμούν να διατηρούν αρχείο στον ιατρικό φάκελο.
Το Open Dental είναι εμπορικό σήμα της Open Dental Software, Inc. Το Intake.Dental είναι ένα ανεξάρτητο προϊόν και δεν συνδέεται με την Open Dental Software, Inc., ούτε υποστηρίζεται ή χρηματοδοτείται από αυτήν. Το Weave είναι εμπορικό σήμα του αντίστοιχου κατόχου του.
Η ομάδα σας στέλνει μηνύματα κειμένου και email στους ασθενείς από ένα ενιαίο φάκελο εισερχομένων. Εάν ένας ασθενής έχει συνδεθεί με τον φάκελό του στο Open Dental, αντιγράφουμε δύο είδη μηνυμάτων στο «Comm Log» (Αρχείο Επικοινωνίας) του συγκεκριμένου ασθενούς: ένα νέο μήνυμα κειμένου ή email που στέλνει ένα μέλος του προσωπικού από την καρτέλα «Messaging» (Μηνύματα) ή από το «Patient 360», καθώς και κάθε απάντηση μέσω μηνύματος κειμένου που στέλνει ο ασθενής. Κάθε ένα αποθηκεύεται ως καταχώριση SMS ή email με την ένδειξη «Απεσταλμένο» ή «Ληφθέν». Οι απαντήσεις που πληκτρολογούνται σε ένα υπάρχον νήμα συνομιλίας στο φάκελο εισερχομένων δεν αντιγράφονται ακόμα. Οι καταχωρήσεις εμφανίζονται στο «Communications Log» (Αρχείο επικοινωνιών) της ενότητας «Account» (Λογαριασμός) όπως οποιαδήποτε άλλη καταχώρηση, καθώς και στις σημειώσεις προόδου του φακέλου, εάν η προβολή του φακέλου σας έχει ρυθμιστεί ώστε να εμφανίζει τις επικοινωνίες. Οι περιλήψεις των εισερχόμενων κλήσεων από την ρομποτική ρεσεψιονίστ καταγράφονται ως καταχωρήσεις «Phone» (Τηλέφωνο). Εξαιρούμε σκόπιμα τις αυτόματες υπενθυμίσεις, ώστε ο φάκελος να παραμένει ευανάγνωστος, και κάθε ιατρείο μπορεί να απενεργοποιήσει τη λειτουργία αντιστοίχισης.
Μια επίδειξη 20 λεπτών χρησιμοποιώντας το πρόγραμμά σας και τους κωδικούς θεραπειών σας. Χωρίς αλλαγή, χωρίς μετεγκατάσταση, χωρίς πλήρη αντικατάσταση.
